管理最重要的資源：時間

中國粉體網(wǎng) 2010-06-29 點擊：3729次

“大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人都知道必須審慎規(guī)劃預(yù)算，卻很少領(lǐng)導(dǎo)人用同樣審慎的態(tài)度，來運用自己最珍貴的資源：時間?！惫芾眍檰栂≒atricia Seemann）在星球顧問公司（Sphere Advisors）期刊上發(fā)出這樣的感慨。

    的確，對企業(yè)來說，資金、技術(shù)、人員，幾乎每一項資源都可以失而復(fù)得，可以補充，可以擴增，唯獨時間不能。公司浪費掉的每一秒都永遠消逝，就算萬能之神也無法多給你一秒鐘。特別是高階主管的時間和精力，可以說是公司的策略性資產(chǎn)。

    然而，大多數(shù)高階主管在時間方面的管理，卻幾乎失控。他們被一個又一個的例行會議占滿，忙著解決眼前一個有一個的問題。

    當(dāng)談到時間管理，很多領(lǐng)導(dǎo)人會說，他們之所以無法做好，是因為每一天都有太多的意外事件。沒錯，領(lǐng)導(dǎo)人很少有例行的工作，因為絕大多數(shù)例行工作都有其它人員負(fù)責(zé)，降臨到領(lǐng)導(dǎo)人辦公桌上的，大多是不尋?；蛑匾氖聞?wù)。但也正因如此，規(guī)劃才更顯得重要。妥善規(guī)劃自己的時間，是高階主管證明自己管理能力的第一步。

    捍衛(wèi)自己的思考時間

    要謹(jǐn)慎運用公司的這項策略性資產(chǎn)：時間，席曼指出，首先，高階主管必須為自己忙碌的行程中，規(guī)劃出一段優(yōu)質(zhì)的思考時間，并且堅持“捍衛(wèi)”這段時間。為了做出明智決策，高階主管的思考時間絕對不是奢侈品，而是必需品。定期規(guī)劃出一段思考時間，也許是獨處，也許是和少數(shù)幾位朋友、同仁或者顧問，共同思考與反省一些長期的課題。這樣的省思時間，對于公司的未來會帶來很正面的影響。

    奇異公司前CEO威爾許說，他把三分之二的時間花在和人相關(guān)的課題。事實上，高階主管的時間花在哪里，等于告訴全公司，他認(rèn)為最重要的事情是什么。

    員工的眼睛是雪亮的，不論公司的正式文件或規(guī)章上說公司的優(yōu)先要務(wù)為何，他們會看領(lǐng)導(dǎo)人的行為，來研判他認(rèn)為最重要的事情。他們看你把時間用于什么事務(wù)，來研判你實際重視的事；他們看你花時間在誰身上，來研判誰對你有影響力。因此，高階主管如何花時間，除了實質(zhì)的意義之外，還有很大的象征意義，遠比他自己想象的還要重要。

    要妥善管理自己的時間，高階主管可以這樣做：

    ■計算你一年有多少工作時數(shù)。

    ■根據(jù)公司策略所需執(zhí)行的優(yōu)先要務(wù)，安排你的時間使用優(yōu)先順序。別忘了考量社交及你個人的需要和希望。

    ■大致對每一項優(yōu)先要務(wù)分配時間比例（%）。

    ■定出不能安排工作的個人活動固定時段（例如家庭時間、運動時間）。

    ■留下約20%的時間，用來彈性用于應(yīng)付一些短期事務(wù)，或思考問題與決策。

    ■每季重新檢視這份時間分配表，特別注意重要事務(wù)和個人時間的規(guī)劃。

    ■每月檢查并進行活動的微調(diào)。

    ■在每周的一開始，檢視你的議程，看看是否合乎大目標(biāo)。

    重視會議的品質(zhì)

    對很多高階主管來說，占掉他們最多時間的，就是會議，因此會議的品質(zhì)非常重要。為了使會議有效率而不致浪費時間，在重要決策的會議前，高階主管必須先思考這個會議的性質(zhì)，以及對會議的期望是什么：這場會議的性質(zhì)是要對決策進行討論、要敲定決策，抑或要說明及執(zhí)行一項已經(jīng)敲定的決策？會議的性質(zhì)決定你該如何管理會議的流程與走向，而會議的流程與走向?qū)⒂绊懪c會同仁的行為。

    此外，高階主管要善用自己和整個公司的時間，準(zhǔn)時是非常重要的一個關(guān)鍵。要做到準(zhǔn)時，不需要什么偉大的科技，需要的是高階主管的紀(jì)律。高階主管準(zhǔn)時出席會議或活動，是尊重他人的象征，準(zhǔn)時也等于向員工發(fā)出訊息：公司重視效率和紀(jì)律，也尊重他們的時間。

    舉例來說，準(zhǔn)時開始會議很重要，準(zhǔn)時結(jié)束會議也很重要。領(lǐng)導(dǎo)人若經(jīng)常延長會議，同仁通常會在原訂會議結(jié)束時間后，多預(yù)留一個小時，不安排任何事務(wù)。倘若會議準(zhǔn)時結(jié)束，或延長時間不到一小時，這些預(yù)留的時間往往就被浪費了。此外，若領(lǐng)導(dǎo)人總是隨意延長會議，大家就不會在會議前做好充足準(zhǔn)備，會議的進行也會變得沒有效率。

    總結(jié)來說，高階主管的時間和精力是最珍貴的資源，如果沒有事先規(guī)劃，嚴(yán)格管理，各種事務(wù)和瑣事會立即侵入，占滿管理團隊的時間。對公司來說，同樣的一年很快就會過去，差別就在于，究竟你的公司是有效率地朝向目標(biāo)前進，還是散漫地執(zhí)行了各種無關(guān)緊要的小專案，但目標(biāo)卻顯得如此遙不可及。（作者：龔明勇）